„Projektmanagementplan? Wozu braucht es den? Wir haben doch unsere Projektmanagement-Richtlinien!“ So tönt es häufig, sogar bei Grossprojekten.
Zwei Dinge werden in der Praxis jedoch oftmals unterschätzt:
- Geschäftsprozesse beschreiben auch in projektorientierten Firmen meistens nur die Sachziele, die erreicht werden sollen, die Lieferobjekte. Wie ein Projekt geführt werden soll ist in der Regel wenig bis gar nicht beschrieben.
- Projekte zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass sie einzigartig sind. Das heisst, auch bei vorhandener Projektmanagement-Methodologie muss diese skaliert, das heisst der Projektgrösse angepasst werden. Wie das gemacht werden soll und wie das firmeninterne Projektmanagement konkret praktiziert werden soll, dafür ist der Projektmanagement-Plan ein gutes Werkzeug.
Ein guter Projektmanagementplan deckt die 10 Wissensgebiete des Projektmanagements ab. Dies umfasst:
- Projektumfang, das heisst Ziele und Auftrag des Projekts
- Termin-Management – Ecktermine und Fertigstellungstermin
- Qualitätsmanagement im Projekt
- Kostenplan
- Kommunikationsplan
- Personalmanagement im Projekt – z. B. wie Ressourcen rekrutiert, übernommen und wieder freigegeben werden
- Risikomanagement
- Beschaffungsmanagement
- Stakeholder-Management
- Integrations-Management.
In einem kleineren Projekt kann es möglich sein, den Projektmanagement-Plan als ein Dokument in einem Guss auszuarbeiten. Bei Grossprojekten ist es notwendig, für jedes Thema einen Managementplan zu erarbeiten und diese Dokumente in einem zweiten Schritt – im Rahmen des Integrationsmanagements – zu einem konsistenten Projektmanagement-Plan zusammenzuführen.
Um eine mögliche Frage gleich vorab zu beantworten: „Nein, das ist keine Bürokratie.“ Der Volksmund sagt es ja: „Projekte enden so, wie sie begonnen werden“. Wie Projekte enden, wenn einfach begonnen und drauflosgerannt wird, wissen Sie wahrscheinlich aus eigener Erfahrung.
Die in einen sorgfältig ausgearbeiteten Projektmanagement-Plan investierte Zeit ist eine gute Anlage.