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Projektabschluss-Bericht – aus Projekterfahrungen systematisch lernen

Wir leben in einer Wissensgesellschaft. Forschungs- und Entwicklungsprojekte in Unternehmen sind typische Wissens-Gebiete. Unternehmen nützen das aus abgeschlossenen F+E-Vorhaben gewonnene Know-how jedoch noch viel zu wenig, um daraus zu lernen und die Projektmanagement-Prozesse des Unternehmens systematisch zu verbessern und ständig weiterzuentwickeln.

Was ist der Grund dafür? Unternehmen fokussieren in der Projektmanagement Ausbildung ihrer Mitarbeitenden in vielen Fällen auf den Projektstart. Projektplanung wird mit enormem Tiefgang geschult. Kursteilnehmer werden jedoch nur wenig bis gar nicht in der Leitung eines Projekts ausgebildet – dem Umgang mit den täglichen Unsicherheiten und den vielen kleinen Entscheidungen, die in einem Projekt jeden Tag zu treffen sind.

Der Schreck beginnt, wenn ein Novize sein erstes „richtiges“ Projekt erhält, für das er als Projektleiter verantwortlich ist. „Zum Planen haben wir jetzt keine Zeit. Wir müssen arbeiten“ dürfte ein häufig gehörtes Statement sein. Kein Wunder, in unserer schnelllebigen Zeit. Oftmals wird die Entscheidung, ein bestimmtes Projekt durchzuführen, auf Managementseite bis zum geht-nicht-mehr hinausgezögert. Wird dann der Durchführungsstart doch noch angestossen wird mit aller Selbstverständlichkeit und unter Ausblendung jeglichen gesunden Menschenverstands angenommen, der Projektleiter und sein Team würden den ursprünglichen Fertigstellungstermin schon schaffen.

Gross ist dann das Erstaunen, wenn das Projektteam es trotzdem nicht schafft. Anstatt die Ursachen abzuklären und daraus zu lernen werden Schuldige gesucht.

Das bessere Vorgehen wäre, das Projekt emotionslos und systematisch zu analysieren und sich bei den Feststellungen zu fragen, wie die Entscheidungswege und die Projektmanagement Prozesse verbessert werden können, um die Erfolgsquote von zukünftigen Projekten systematisch zu erhöhen.

Die grosse Frage ist, wie macht man das?
Projektmanagent ist seit einigen Jahren in der ISO 21‘500 standardisiert. Grundlage dafür ist das PM BoK (Project Management Body of Knowledge), das Standardwerk des Project Management Institute. Projektmanagement ist darin in elf Wissensgebiete und fünf Projektmanagement Phasen gegliedert. Es handelt sich um einen weltweit gültigen und anwendbaren Projektmanagement Standard.

Die fünf Projektmanagementphasen sind:

  • Initialisierung
  • Planung
  • Durchführung
  • Abschluss
  • und als Querschnittsfunktion „Monitoring & Controlling“.

Die elf Wissensgebiete des Projektmanagements sind:

1. Projektumfang und -inhalt
2. Ziele („Scope“)
3. Zeitplan, Termine
4. Kosten
5. Qualität
6. Personal
7. Kommunikation
8. Risiken
9. Beschaffung
10. Stakeholders, und als Klammer um das ganze herum:
11. Integrationsmanagement.

Mit diesem Raster kann ein abgeschlossenes Projekt Schritt für Schritt, Phase um Phase durchgegangen werden. Für jedes Wissensgebiet können die postiven und die negativen Lernerfahrungen erfasst und bewertet werden. Daraus können Handlungsoptionen ausgearbeitet werden, wie sich positive Erfahrungen in weitere Projekte multiplizieren lassen. Für negative Erfahrungen können Lösungsmöglichkeiten zu deren zukünftigen Vermeidung vorgeschlagen und / oder die Projektmanagement Prozesse verbessert werden.

Was geschieht mit den Ergebnissen des Projektabschluss-Berichts?
Hier wird in der Praxis eine grosse Vielfalt an Anwendungen angetroffen. Möglichkeiten sind:

  • Ablegen in einer Datenbank, die allen Projektleitern zugänglich ist, um aus früheren Erfahrungen zu lernen.
  • Erarbeiten von firmenspezifischen Fallstudien, die innerhalb der Firma in der Projektleiter-Ausbildung angewendet werden.
  • Präsentation unter Kollegen, um gegenseitig voneinander zu lernen. Bei einem Engineeringunternehmen, in dem ich vor der Gründung von Innovation Wings tätig war, fand jeweils am ersten Montag des Monats von 17 – 18 Uhr eine Projektpräsentation statt. Daraus habe ich seinerzeit jeweils fast gleichviel gelernt wie aus einem eigenen Projekt. Gleichzeitig fand informell eine Vernetzung in der firmeninternen Projektleite-Community statt.
  • In „Refresher“-Kursen können einmal im Jahr an einem halben oder ganzen Tag die herausragendsten Projektabschluss-Berichte besprochen werden.
  • In einem „Refresher“ ist es auch möglich, mit BarCamp Workshops die Intelligenz und die Erfahrung aller zu nutzen, um Prozessverbesserungen gleich an Ort und Stelle auszuarbeiten.

Der Nutzen daraus ist folgender: Oftmals geschehen in Unternehmen in Projekten die gleichen Fehler wieder und wieder. Zu später Projektstart, wie am Anfang beschrieben, lässt sich häufig beobachten. Diese Fehler sind in der Kultur des Unternehmens verankert. Mit „Top-Down-Befehlen“ lassen sie sich in der Regel nicht lösen. Mit einem systematischen Projektabschluss-Bericht werden solche Phänomene erkannt und objektiviert, und die ganze Organisation beginnt zu lernen. Über die Key Performance Indikatoren, die Unternehmen ja auch für Projekte anwenden, lässt sich in ein bis zwei Jahren eine meist erhebliche Verbesserung feststellen.