Wenn Unternehmen sich fragen, wie sie in ihrer Zielerreichung noch besser werden können, könnte ein Blick auf das Projektmanagement hilfreich sein.
Ziele werden oftmals in der Form von Projekten angegangen. Sie können folglich ein paar wichtige, abgeschlossene Projekte hervornehmen und sich fragen, wie viele Projekte ihre Ziele erreicht haben.
- Wie viele Projekte haben ihre Sachziele erreicht?
- Wie viele Projekte haben ihre Terminziele erreicht?
- Wie viele Projekte haben ihre Kostenziele erreicht?
Wenn die Antworten sie zufriedenstellen ist alles gut.
Sollten sie zur Erkenntnis kommen, dass der Wirkungsgrad nicht stimmt und verbessert werden kann, können folgende Betrachtungen sie weiterbringen:
1 Zielerreichung soll verbessert werden
Sind die Projektziele angemessen? Oder sind sie zu hoch oder zu niedrig? Was müssen sie verändern, um besser zu werden?
Gründe kommen viele in Frage: Es kann sein, dass die strategischen Ziele des Unternehmens und die Projekte zu deren Erreichung nicht genügend gut aufeinander abgestimmt sind. Es kann sein, dass mehr Projekte parallel verfolgt werden als Ressourcen da sind. Es kann sein, dass Projekte gestartet werden, für die die notwendigen Fähigkeiten im Unternehmen nicht vorhanden sind. Oder es kann sein, dass die strategischen Ziele falsch oder zu tief angesetzt sind, weil in der Strategieplanung etwas wesentliches übersehen wird.
2 Terminziele sollen besser erreicht werden
Deren Nichterreichung kann interne oder externe Gründe haben. Intern kann es sein, dass zu viele Projekte parallel laufen. Folge ist, dass viel begonnen, aber wenig fertiggestellt wird. Was fertiggestellt wird, kommt dann in der Regel zu spät. Es kann sein, dass Vorabklärungen falsch oder mit zu wenig Tiefgang durchgeführt worden sind, und während dem Projekt wiederholt oder vertieft werden müssen. Es können technische Schwierigkeiten auftauchen – intern oder bei Lieferanten. Oder bei einem neuen Produkt verzögert sich die Markteinführung, weil in den Vorabklärungen die Kundenbedürfnisse falsch eingeschätzt worden sind.
3 Kostenziele sollen besser erreicht werden
Kostenüberschreitungen können an zwei Orten auftreten: Im Projekt selber sind Kostenüberschreitungen in den meisten Fällen auf Terminüberschreitungen zurückzuführen. Kniffliger wird es, wenn Kostenüberschreitungen beim Lieferobjekt des Projekts auftreten. Zu hohe Herstellkosten bei einem neuen Produkt sind meistens ein Showstopper. Tritt dies mehrmals hintereinander auf muss ganz genau hingeschaut werden, wo die Ursachen liegen. Ebenso bei Organisationsprojekten, die oftmals ein Rationalisierungsziel verfolgen. Hier gilt das gleiche wie bei einer Produktentwicklung: Tritt dies mehrfach hintereinander auf muss ganz genau hingeschaut werden, wo die Ursachen liegen.
Der dänische Professor Andreasen hat in seinem Buch “Integrated Product Development” bereits 1985 beschrieben, dass Friktionen in Projekten in einer grossen Zahl der Fälle nicht innerhalb einer Abteilung, sondern an den Verbindungsstellen zwischen Abteilungen auftreten.
Sie kennen das aus ihrer eigenen Erfahrung: Bei Produktentwicklungen ist es beispielsweise zu Beginn die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Verkauf mit der Produktentwicklung. Später im Projektverlauf ist es die Zusammenarbeit zwischen Entwicklung, Engineering, Produktion und Logistik.
In Organisationsprojekten lassen sich Friktionen oftmals zwischen Informatik und den Fachabteilungen beobachten.
Damit Fachdisziplinen effizient zusammenarbeiten, müssen sie in Projekten die gleiche Sprache sprechen. Dies lässt sich erreichen, indem alle Organisationseinheiten, die in Projekten zusammenarbeiten, das gleiche Projektmanagement Training erhalten.
Die Projektmanagement Prozesse sind in den Unternehmen heute meistens schon auf einem guten Niveau. Was sich hier allenfalls weiter verbessern lässt, ist die Art und Weise, wie in Projekten Entscheidungen getroffen werden, speziell wenn es um Meilensteine und Phasenreviews geht. Auch dies kann im Projektmanagement Training systematisch geschult werden.
Falls Interesse besteht, hier zwei weiterführende Links:
Totalisten müssen neu «KI» lernen
Ausbildung rund um Projekte und Projektmanagement