Liebe Leserin, lieber Leser
Im Jahr 2015 ist in einem Projektmanagement Training das erste Mal ein Auftraggeber an mich herangetreten mit der Frage „Hej, Hans-Ueli, in Deinen Projektmanagement Grundlagen erzählst Du nichts über „Agil“. Jüngere Kursteilnehmer haben von ihren Kollegen in der Informatik gehört, mit agilem Projektmanagement seien bedeutende Verbesserungen möglich. Kannst Du im Rahmen des Simulator Trainings dazu etwas sagen?“ So begann die Reise ins Agile.
Ausgehend von den Erfolgen in der Informatik begannen Produktentwickler sich zu fragen, ob sich diese Prinzipien bei ihnen auch anwenden lassen. Die viele verblüffende Durchlaufzeitverkürzung von 30 – 40 % führte weiter dazu, dass CEO’s sich die Frage stellen, ob “Agil“ auch im Tagesgeschäft anwendbar ist. Die kurze Antwort lautet: Ja, es ist. Und es ist auch in der persönlichen Arbeitstechnik anwendbar.
Welches sind die Kernpunkte und Geheimnisse, die „Agil“ so erfolgreich machen?
1. Nur soviele Projekte freigeben, wie Kapazität vorhanden ist
Dieser Punkt ist eigentlich selbsterklärend und logisch. In einer Produktion ist seit langem bekannt, dass für eine wirtschaftliche Leistungserbringung nur soviele Aufträge freigegeben werden dürfen, wie Kapazität da ist. In der Projektdurchführung – gerade auch bei Innovationsvorhaben – sieht es in der Praxis bei den meisten Unternehmen aber anders aus. Auslastungsplanungen von 140 % und mehr sind oftmals die Regel, nicht die Ausnahme. Werden die Jahresziele nicht erreicht wird noch dieses und jenes obendraufgepackt unter dem Motto „Das schaffen wir schon“.
In der Projektarbeit gelten aber die gleichen Gesetze der Physik wie in einer Produktion. Wenn 100 % Kapazität da sind lassen sich nicht 140 % durchwürgen. Auch nicht mit dem Anordnen von Überstunden und dem Streichen von Ferien. Im Gegenteil. Was in der Praxis beobachtet werden kann, ist „Projekt-Hopping“. Je nachdem, nach welchem Projekt gerade am lautesten gerufen wird, wechseln die Mitarbeitenden die Prioritäten und wechseln von einem Projekt aufs andere. Die resultierenden „Umrüstzeiten“ führen – gleich wie in einer Produktion – dazu, dass die Produktivität in den Keller fällt. Als zusätzliches Resultat sinkt die Motivation der Mitarbeitenden, was bei Wissensmitarbeitern schnell noch zusätzliche 20 % Produktivitätsrückgang ausmacht.
Die grosse Frage ist hier, warum Unternehmensleitende und Führungskräfte nicht in der Lage sind, die Auslastung ihres Führungsbereichs zu planen und mindestens zu versuchen, die Auslastung auf 100 % einzupegeln. Und nicht schon am 1. Januar mit 140 % Auslastung und überambitionierten Zielen ins neue Jahr zu starten.
2. Die Projektphasen in Sprints herunterbrechen
Projekte sind von Natur aus mit Unsicherheiten behaftet. Sie weisen in der Regel einmaligen Charakter und einen gewissen Neuigkeitsgrad auf. Deshalb werden Vorhaben ja in Projektform durchgeführt. Zum Beheben dieser Unsicherheit finden in Projekten Lernprozesse statt. Das klassische Projektmanagement trägt diesem Umstand mit der Bildung von Projektphasen noch nicht genügend Rechnung.
Werden Projektphasen in sogenante Sprints gegliedert, lässt sich die Projektleitung wesentlich verbessern. Ein Sprint ist ein Zeitabschnitt von definierter Länge. Je nach Vorhaben ist ein Spint eine, zwei oder vier Wochen lang.
Für einen Sprint werden die zu erreichenden Ziele definiert. Nach jedem Sprint gibt es eine kleine Review. Dann werden die Ziele für den nächsten Sprint festgelegt. Sind in einem Projekt Unsicherheiten vorhanden, kann für einen Sprint zum Beispiel festgelegt werden, welche Fragen geklärt werden müssen, um das Projekt weiterführen zu können. Wird für eine Projektphase von drei Monaten Dauer zum Beispiel in zweiwöchigen Sprints gearbeitet, lassen sich sechs Sprints planen. Der Begriff „Rollende Planung“ erhält so eine ganz neue Definition und Qualität. Die Planung in Sprints zwingt den Projektleiter auch, sich mit dem Team zusammen sehr genau zu überlegen, welches die beste Vorgehensweise ist, um die Phasenziele mit grösstmöglicher Wahrscheinlichkeit und kleinsten Projektrisiken zu erreichen.
3. „Daily Standup“ praktizieren
Der „Daily Standup“ ist ein Tagesrapport, den sie möglicherweise aus dem Militärdienst kennen. Eine Armee hat die Aufgabe, innert 17 Wochen Rekruten zu Soldaten auszubilden, die in den Krieg geschickt werden können. Diese Zeitspanne ist dermassen knapp bemessen, dass der Fortschritt jeden Tag gemessen werden muss. Die Ausbildungsziele werden in einer Rekrutenschule heruntergebrochen auf Fähigkeiten des Einzelkämpfers, der Gruppe, des Zugs, der Kompanie und des Batallions. Täglich findet vor dem Mittagessen ein 15-minütiger Rapport statt, an dem über die Fortschritte in den letzten 24 Stunden, den Zielen für die nächsten 24 Stunden und den aufgetretenen Problemen, die gelöst werden müssen, gesprochen wird.
Dieser tägliche Rapport kann bei agiler Arbeitsweise auch in Unternehmen praktiziert werden. Der Vorteil ist, dass auftretende Probleme sofort erkannt werden und innert 24 Stunden gelöst werden. Und das jeden Tag.
4. Konzentration ist der Schlüssel
Das Geheimnis, warum „Agil“ so erfolgreich ist und Schlagzeilen macht, ist die Konzentration, die es erzeugt. Stellen Sie sich vor, anstatt zwölf Projekte parallel zu starten geben Sie vorerst nur drei frei. Mit dem vierten Projekt beginnen Sie erst, wenn eines der drei abgeschlossen ist. Die Wirkung ist eine Konzentration in jeder Beziehung. Konzentration bei der Projektfreigabe durch Reduktion der Menge, Konzentration in der Projektdurchführung mittels Sprints, Konzentration beim Probleme lösen mittels „Daily Standup“.
Damit möchte ich Sie anregen, jetzt – in den besinnlichen Tagen zwischen Weihnachten und Jahreswechsel – darüber nachzudenken, welche Vorhaben, beruflich oder privat, Sie im 2019 umsetzen wollen. Wenn Sie im Dilemma sind: Konzentrieren Sie sich auf die drei, die Ihnen den höchsten Nutzen versprechen.
Um ins neue Jahr mit neuer Energie und neuem Elan zu starten. Um damit Hindernisse zu überwinden und Ziele zu erreichen.
Für die Planung und Umsetzung Ihrer Vorhaben und Ziele für 2019 wünsche ich Ihnen alles Gute. Einen guten Rutsch ins neue Jahr und ein gutes Gelingen!
Herzlichst, Ihr Hans-Ueli Wolff